기업 내부를 리모델링하는 'HR 시스템' 잘 도입하는 5단계 꿀팁

많은 기업들이 단순한 엑셀 파일, 단일 문서로 시작된 HR 업무를 점점 더 효율화하려는 필요성을 느끼고 있다.

이 글에서는 HR 시스템을 도입하고 이를 성공적으로 안착시키기 위한 방법을 제시한다.

HR 시스템을 도입하려는 기업들이 도입 전 과정에서 고려할 점, 도입 후 얻을 수 있는 이점, 그리고 성공적 운영을 위한 핵심 포인트들을 살펴봄으로써 변화의 필요성과 과정을 체계적으로 정리하고자 한다.

과거에는 단일화된 근무 형태와 제한적인 휴가 사용으로 인해 HR 시스템의 필요성이 상대적으로 크지 않았다. 하지만 최근 수년간 노동법과 근로기준법이 개정되며 육아휴직, 재택근무, 유연근무 등이 보편화되었다. 특히 팬데믹을 겪으며 재택근무와 유연근무제가 일상화됨에 따라, 많은 기업들이 기존의 HR 시스템으로는 변화하는 근무 형태와 직원들의 다양한 요구를 충족시키기 어렵다는 사실을 인식하게 되었다.

이에 따라 기업들은 사내 규정과 취업 규칙, HR 시스템, 그리고 조직 문화를 시대에 맞게 변화시키는 과제를 안고 있다. 조직 문화를 자발적으로 변화시키기 어려운 현실 속에서, 효율적인 HR 시스템을 도입하여 직원들이 체감할 수 있는 변화를 유도하는 것이 중요한 과제로 떠오르고 있다.

기업들이 HR 시스템의 노후화를 해결하기 위해 고려할 수 있는 방안은 크게 세 가지로 나뉜다.

첫째, 기존 시스템을 업그레이드하는 방식, 둘째, 시중에 나와 있는 솔루션을 도입하는 방식, 셋째, 완전히 새로 개발하는 방식이다.

마치 오래된 건물을 리모델링할지, 새로 지을지 고민하는 것과 비슷한 선택이다.

대부분의 기업들은 검증된 HR 솔루션을 도입하고 회사에 맞게 커스터마이징하는 방식을 택할 것이다. 기존 시스템을 업그레이드하기에는 변화의 속도를 따라잡기 어렵고, 완전히 새로 구축하는 것은 많은 시간과 비용을 필요로 하기 때문이다.

따라서 솔루션을 도입하면서도, 각 기업의 특성에 맞게 세부적으로 조정하여 최적의 결과를 도출하는 것이 중요한 접근 방식이 될 것이다. 이 과정에서 기업의 다양한 부서와 업무 특성을 반영하는 커스터마이징 작업이 요구된다.

HR 시스템 도입을 위한 구체적인 실행 과정은 다음과 같다.

(1단계) 실태 조사 및 요구 분석

 – 현재 사용 중인 시스템의 문제점을 분석하고, 부서별로 필요한 요구 사항을 파악한다. 이를 통해 기존 시스템의 불편함과 새로운 시스템에서 개선해야 할 점을 명확히 한다.

(2단계) 솔루션 선정 및 테스트 운영

 – 시장에 나온 여러 HR 솔루션을 비교 분석한 후, 회사에 가장 적합한 솔루션을 선정하고 소규모 파일럿 테스트를 실시하여 초기 성능을 점검한다.

(3단계) 현업부서와의 소통을 통한 커스터마이징

 – 현업 담당자, 실사용자와의 소통을 통해 커스터마이징 작업을 진행하고, 기업 내 각 부서가 필요한 기능이 반영될 수 있도록 조정한다. 이때 프로젝트 매니저는 수행사와 부서 간의 간극을 조율하며, 시스템이 현장에 맞춰 조정되도록 관리할 것이다.

(4단계) 사용자 테스트

 – 본격 도입 전에 현업 담당자와 실사용자가 시스템을 테스트하여 실사용 환경에 적합한지 검토하고, 초기 문제를 개선한다.

(5단계) 시스템 오픈 및 유지보수

 – 시스템을 정식으로 운영하면서 매뉴얼을 제공하고, 실시간 피드백을 통해 발생하는 문제를 신속히 해결한다. 이를 통해 안정적 운영이 이루어질 수 있도록 한다.

새로운 HR 시스템 도입에 직면한 기업들은 직원들의 변화에 대한 거부감을 해결해야 하는 과제가 있을 것이다. 직원들은 익숙한 업무 방식을 바꾸는 데 부담을 느낄 수 있기 때문에, ‘시스템도입TF’를 구성하여 시스템 사용을 독려하고 지원하는 역할을 부여하는 것이 도움이 될 것이다. 이들은 시스템의 장점을 설명하고 동료들이 새로운 시스템에 빠르게 적응할 수 있도록 도울 것이다.

또한, 실시간 피드백 채널을 운영하여 직원들이 새로운 시스템에 대한 의견을 자유롭게 나눌 수 있는 환경을 조성하고, 시스템 사용이 우수한 직원들에게는 보상을 제공함으로써 자연스럽게 참여를 유도할 수 있다. 이러한 접근 방식은 직원들이 새로운 시스템을 받아들이고 적응하는 데 긍정적인 영향을 미칠 것이다.

HR 시스템 도입 후, 많은 기업들은 다양한 성과를 경험할 것이다.
예를 들어, 인사팀의 반복적 업무가 크게 줄고, 직원들이 직접 자신의 근태와 휴가를 관리할 수 있게 되어 더욱 효율적으로 업무의 효율성이 증가할 것이다.

특히 휴가 신청이나 근무 시간 기록이 전산화됨으로써 직원들이 시간과 장소에 구애받지 않고 업무를 관리할 수 있어 만족도가 상승할 것이다.

또한, HR 데이터의 정확도가 향상되어 이를 기반으로 한 의사결정의 신뢰성이 강화될 것이다.

시스템 도입 후 적절한 데이터 관리가 이루어지면, 공정성과 투명성을 높이고 인사평가와 보상에서도 신뢰를 구축할 수 있다. 이는 결과적으로 직원 만족도와 업무 효율성을 높이는 데 기여할 것이다.

HR 시스템 도입은 단순한 시스템 교체가 아닌, 조직 전반에 걸친 변화 관리가 필요하다. 이를 위해 기업은 철저한 사전 준비와 단계별 접근이 필수적이다.

완벽한 변화를 한 번에 이루려 하기보다는, 작은 변화부터 시작해 점진적으로 확장해 나가는 방식이 효과적일 것이다.

또한, 임원진의 적극적인 지지와 이해가 뒷받침되어야 하며, 시스템 도입의 필요성과 목적을 명확히 설명하는 자료를 미리 준비해두는 것이 좋다.

시스템 도입이 성공적으로 이루어지기 위해서는, ‘사람’이 중심에 있어야 한다는 점을 잊지 말아야 한다. 기술은 단지 도구일 뿐이며, 이를 활용하여 진정한 변화를 만들어가는 것은 결국 구성원들이다.

기업의 HR 시스템은 마치 물과 공기처럼 없어서는 안 될 필수적인 요소로 자리 잡고 있다. 이를 통해 기업의 경쟁력을 강화하고, 직원 경험을 개선하여 긍정적인 조직 문화를 구축해 나가기를 바란다.

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