“디자이너님, WBS에 적힌 디자인 일정이 최신화된 상태일까요? 혹시 변동 사항이 생겼다면 일정 업데이트를 부탁드립니다.”
“개발자님, 현재 프론트엔드 작업을 시작하셨나요? 전체 일정이 아닌 프론트 작업 일정만 보면 대략 얼마나 걸릴지 알려주실 수 있으실까요?”
이렇게 스프레드시트를 통해 WBS를 관리하고, 협업자에게 작업 진행 상황과 일정을 업데이트 요청하는 번거로움을 경험해보신 적 있나요?
중요한 프로젝트일수록 정확한 일정 관리가 필수이지만, 이 과정에서 PM의 시간과 에너지가 무한정 소모되곤 합니다.
업무 관리에 드는 시간도 소중한 리소스라면, 이 비효율을 한 번에 해결해 줄 스마트한 관리 툴이 있다면 얼마나 좋을까요?
일일이 업데이트를 요청할 필요가 없어졌다
채용 플랫폼에서 PM이자 서비스 기획자로 일하면서, 종종 상사로부터 "프로젝트 진행상황을 파악해서 공유해 주세요."라는 요청을 받곤 했습니다.
이럴 때마다 프로젝트 협업자들에게 일일이 현재 일정이 최신 상태인지 확인하고, 업데이트가 필요한 경우 일정을 공유해달라고 요청하는 비효율적인 과정을 겪는일이 많았어요.
이런 상황이 지속되다 보니, "PM이 업데이트 요청을 하지 않더라도 담당자들이 스스로 업무 일정을 관리할 수 있다면 어떨까?"라는 고민이 자연스레 커졌는데요.
마침 사내에 ‘플로우’라는 업무/일정 관리 툴이 도입되면서, 프로젝트 관리 프로세스가 개선되는 경험을 할 수 있었습니다.
‘플로우’를 사용한 후, 협업자들이 자발적으로 일정을 최신 상태로 유지할 수 있었고, 그 덕분에 일일이 일정 업데이트를 요청할 필요가 줄어들었습니다.
프로젝트의 흐름을 한눈에 볼 수 있다
또, 기존의 스프레드 시트로 WBS를 관리할 때의 에러사항도 확실히 개선할 수 있었습니다. 기획-디자인-개발-QA까지 이어지는 전체 프로세스를 한 테스크 안에서 관리할 수 있을 뿐 아니라, 프로젝트의 전체 진행 상황과 하위 테스크별 진행률을 한눈에 파악할 수 있었는데요.
특히 저희 회사처럼 기획/디자인팀과 개발팀이 별도의 부서로 분리된 경우에 더욱 유용했습니다.
기존에는 부서별로 별도 시트에서 WBS를 관리하다 보니 프로젝트 관리가 부서별로 중복되거나 산발되어 있었지만, 플로우의 간트차트 기능을 통해 하나의 시스템에서 프로젝트 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있었죠.
PM뿐만 아니라 팀 전체가 프로젝트의 흐름을 직관적으로 볼 수 있다는 점에서 큰 도움이 된 것 같습니다.
피드백을 댓글로 남기며 히스토리로 관리
프로젝트 관리에서 ‘플로우’의 사용성 중 특히 편리했던 부분은 업무 진행 상태 라벨에 ‘피드백’ 단계를 설정할 수 있다는 점이었습니다.
이 라벨은 각 서브 테스크의 피드백 요청뿐 아니라, 테스크 상태 자체가 ‘피드백 중’인 상황을 표시하는 데 활용할 수 있어 유용했습니다.
덕분에 특정 테스크가 멈춘 상태인지, 아니면 피드백을 반영 중인지 명확하게 구분할 수 있었는데요. 실무 입장에서 프로젝트 관리 시 발생할 수 있는 에러사항을 잘 반영한 설계라고 느꼈습니다.
또한, 피드백 상태의 테스크에서 피드백 및 반영 사항을 댓글로 남기며 히스토리를 관리할 수 있어 작업 흐름과 관리 효율성을 크게 개선할 수 있었다고 생각합니다.
이런 분들께 추천해요
플로우를 사용해본 후, 프로젝트 진행을 체계적으로 관리하고 협업자 업무 효율을 극대화하고 싶은 사용자에게 적극 추천할 만한 툴이라는 생각이 들었습니다.
특히 여러 부서와 인원이 함께하는 협업 프로젝트가 많은 팀과 개별 업데이트 요청에 소모되는 시간을 줄이고자 하는 PM이나 리더에게도 유용한 솔루션이 될 것 같아요!
다만, 단기 프로젝트가 주로 이루어지거나 팀원 간 업무 공유와 업데이트가 간단한 소규모 팀에서는 플로우의 다양한 기능이 필요 이상으로 느껴질 수 있다는 생각이 들었습니다.
또한 프로젝트 관리 경험이 적거나 툴 사용에 익숙하지 않은 경우, 적응에 다소 시간이 걸릴 수 있어요.
협업에 이슈가 많은 팀이라면 플로우를 도입해보세요
'플로우'를 도입한 후, 프로젝트 관리에서 느껴지던 부담이 확실히 줄었습니다.
이전에는 각 팀원에게 일일이 업데이트를 요청하고 일정을 맞추느라 많은 시간을 쏟았지만, 이제는 팀원들이 실시간으로 상황을 공유하고 스스로 일정을 관리할 수 있어 흐름이 훨씬 매끄러워졌어요.
효율적으로 협업하고자 하는 PM이나 다부서 협업을 자주 하는 팀이라면, 플로우는 꼭 한 번 써볼 만한 툴이라고 추천할 수 있을 것 같습니다 !